Rechten en plichten van de leden
Artikel 1
De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur, de technische commissie en/of de baancommissaris.
Tenniskleding en juist schoeisel op de banen is verplicht.
Artikel 2
De leden zijn verplicht bij verandering van adres- en contactgegevens deze zo spoedig mogelijk aan de ledenadministratie door te geven. Betreffende deze ledenadministratie moet volgens de regels van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) gehandeld worden.
Zij zijn tevens verplicht de contributie en, indien verschuldigd, het inschrijf- en sleutelgeld, vóór 1 maart van het betreffende verenigingsjaar op de bank- of girorekening van de vereniging over te maken. Tenzij anders vermeld zal de contributie in de maand januari middels een automatische incasso, door de penningmeester, worden geïnd.
Artikel 3
De leden hebben het recht om bij alle bijeenkomsten, wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn met uitzondering van bestuurs-, kascommissie- of TC-vergaderingen.
Vergaderingen
Artikel 4
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, evenals de vergadering te schorsen of te verdagen.
Artikel 5
Een bestuursvergadering wordt bijeen geroepen door middel van een mondelinge of schriftelijke uitnodiging aan ieder bestuurslid, tenminste 14 dagen vóór de datum van de vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen 14 dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen 28 dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.
Artikel 6
Kandidaatstelling van een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden.
Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt nadat het bestuur zich ervan heeft vergewist dat de te stellen kandidaat een eventuele benoeming zal aanvaarden.
Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering van een schriftelijke verklaring, bij de secretaris, uiterlijk 2 dagen voor de algemene vergadering.
Artikel 7
Een besluit van of benoeming door de algemene vergadering, niet rechtstreeks betrekking hebbende op een agendapunt van de vergadering, is ongeldig, met inachtneming van artikel 16, leden 9 en 10 van de statuten.
Deze regel geldt niet als een zodanig besluit is opgenomen óf een zodanig benoemde is gekozen (blanco stemmen daaronder niet begrepen) en ook als het voorstel naar oordeel van het bestuur als urgent is te beschouwen. In dat geval mag het echter geen voorstel tot ontzetting, statutenwijziging of ontbinding van de vereniging zijn.
Artikel 8
De agenda van de algemene vergadering bevat: de uit de statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten: ieder voorstel, tenminste 7 dagen vóór het versturen van de uitnodiging schriftelijk ingediend bij de secretaris; de punten die degenen die bevoegd zijn om deze vergadering bijeen te roepen, wensen te bespreken.
Artikel 9
Alle op de agenda van de algemene vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder agendapunt wordt ook behandeld ieder voorstel, wat door een lid tijdens de vergadering wordt gedaan, mits deze inbreng rechtstreeks samenhangt met het agendapunt.
Artikel 10
De algemene vergadering kan één of meer tijdelijke of permanente commissies benoemen met algemene of bijzondere opdrachten. Deze mogen zich niet uitstrekken buiten de grenzen van de bevoegdheden van de benoemde commissie.
De commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd. Bij of na de benoeming kunnen de bevoegdheden of verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd.
De commissies, met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de statuten, kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen vervangen.
Bestuursleden kunnen ook zitting hebben in een commissie. Bij staken van de stemmen binnen de commissie beslist het bestuur.
Momenteel kennen we de volgende commissies: technische commissie; jeugdcommissie; clubhuiscommissie; accommodatiecommissie (zie artikel 12 h.h. reglement) en de kascommissie (zie artikel 11 h.h. reglement).
Artikel 11
De commissie (kascommissie), als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een vervangend lid, dat bij ontsteltenis van één van de commissieleden diens plaats zal innemen.
Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie, in plaatst van dát lid van de commissie die het langst in die commissie heeft plaats gehad.
Artikel 12
De taken van de commissies zijn als volgt:
Technische Commissie (TC) - Wedstrijdcommissie
Organisatie van alle toernooien en tennisevenementen t.b.v. de leden.
Algehele organisatie van de KNLTB-competitie (inclusief jeugd).
Planning van de banen.
Aantrekken en begeleiden van de tennisleraar t.b.v. de seniorleden, eventueel in samenwerking met de jeugdcommissie.
Jeugdcommissie (JC)
Organisatie en begeleiding van alle jeugdevenementen.
Planning en begeleiding van de trainingen voor de jeugd.
Aantrekken en begeleiden van de tennisleraar t.b.v. de jeugdleden.
Clubhuiscommissie (CC) - Kantinecommissie
Exploitatie van het clubgebouw. Taakelementen: inrichting van het gebouw, inkoop drank en aanverwante goederen; voeren van voorraadadministratie en organisatie van de barbezetting.
Organisatie van de schoonmaakwerkzaamheden.
Onderhoud, reparatie en/of vervanging van bar- en keukeninstallaties en de inrichting van het clubhuis (meubilair).
Accomodatiecommissie (AC) - Parkcommissie
Organisatie onderhoud van de tennisbanen en omliggende terreinen (dus ook verantwoordelijk voor werkoverleg met en instructie van de groundsman).
Onderhoud clubgebouw.
Onderhoud en vervanging technische installaties (voorzover niet elders genoemd).
Besluitvorming
Artikel 13
Verlangt, omtrent een aan de orde gesteld voorstel, geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen.
In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.
Artikel 14
Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat van de stemming blijven ongeldige en blanco briefjes buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk voor het uitbrengen van de stem.
Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.
Artikel 15
In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon die kandidaat gesteld is op een wijze als bij de statuten en het huishoudelijke reglement is geregeld.
Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij de statuten of huishoudelijk reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.
Een algemene vergadering kan slechts dan geldige besluiten nemen indien tenminste een/vijfde van het aantal stemgerechtigde leden aanwezig is. Is dit vereiste aantal stemgerechte leden bij aanvang van een algemene vergadering niet aanwezig dan wordt de aanvangstijd 30 minuten opgeschoven en kan alsdan na heropening van de algemene vergadering geldige besluiten nemen, ongeacht het aantal aanwezige stemgerechtigde leden.
Bestuur
Artikel 16
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem.
Ieder bestuurslid heeft één stem. Eén bestuurslid kan niet meer stemmen uitbrengen dan alle andere bestuursleden samen. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend.
Een bestuurslid moet ten alle tijden in het belang van de vereniging beslissen. Een bestuurslid die een tegenstrijdig of eigen belang heeft bij een bestuursbeslissing dan neemt hij niet deel aan de besluitvorming van deze beslissing.
Een bestuurslid is wettelijk verplicht om zijn taken behoorlijk te vervullen. Wanneer sprake is van onbehoorlijk bestuur en er ontstaat schade dan kan het bestuurslid voor die schade aansprakelijk worden gesteld.
Een bestuurslid heeft de verplichting zijn taken behoorlijk te vervullen en te handelen volgens de statuten van de vereniging, hij dient bekend te zijn met de statuten van de vereniging.
Wanneer door ontstentenis een bestuurslid (aftreden, ontslag of overlijden) zijn taken niet meer worden vervuld dan zullen deze taken door de overige bestuursleden worden vervuld tot dat deze vacature opnieuw wordt vervuld.
Wanneer door belet een bestuurslid (langdurige ziekte of geboorteverlof) zijn taken tijdelijk niet worden vervuld zullen deze taken door de overige bestuursleden worden vervuld tot dat het bestuurslid terug is na herstel.
Een bestuurslid heeft op grond van de WBTR een raadgevende stem in algemene vergaderingen. Daarmee kunnen bestuurders in de ALV hun visie geven op voorgenomen besluiten zodat daar rekening mee gehouden wordt. Wanneer bestuursleden niet de kans krijgen of hebben hun advies te geven dan kan het besluit ongedaan gemaakt worden.
Indien gewenst, treden ieder jaar twee bestuursleden af. De volgorde wordt dan zoveel mogelijk bepaald door die van toetreding als zodanig.
Ook treden jaarlijks af de in artikel 9 lid 10 van de statuten genoemde adviseurs.
De aftredende functionarissen zijn herkiesbaar. De verkiezing van bestuursleden ter vervanging van de aftredenden, gebeurt in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat.
Het bestuurslid, gekozen ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af ten tijde van de eerst komende algemene vergadering en kan zich dan ook verkiesbaar stellen.
Alle nieuw toegetreden bestuursleden, zullen worden ingeschreven in het Handelsregister en in het UBO-register bij de Kamer van Koophandel.
Artikel 17
In de eerste vergadering van het bestuur, ná de algemene vergadering, wordt een vicevoorzitter gekozen. Deze neemt bij afwezigheid van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij afwezigheid van de vicevoorzitter of van een ander bestuurslid, worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden.
Blijvende afwezigheid van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. Ook in geval van blijvende afwezigheid van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.
Artikel 18
Schade aan de vereniging of aan haar bezittingen, toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of gedeeltelijk op dat lid worden verhaald.
Artikel 19
Het bedrag, als bedoeld in artikel 10, lid 3, onder sub C van de statuten, wordt gesteld op € 10.000,00, zegge tienduizend euro.
Artikel 20
Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
Namen en adressen van de in artikel 4 van de statuten bedoelde personen.
Presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en bestuursvergaderingen.
De bezittingen en de schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, met een gebruik van korter dan één jaar, behoeven niet te worden opgenomen.
Van de onder 1 bedoelde administratie moet aan ieder lid die daarom verzoekt binnen één week inzage worden verstrekt.
Aanmeldingsformulier
Artikel 21-a
Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5 lid 1 van de statuten, dient zeker te worden vermeld: naam, voornamen, woonplaats, adres, geboortejaar en –datum. Verder, indien beschikbaar, een telefoonnummer en het emailadres.
Artikel 21-b
Afmelding dient schriftelijk te gebeuren en uiterlijk op 31 december voorafgaande aan het op te zeggen verenigingsjaar in het bezit te zijn van de ledenadministratie.
Slotbepalingen
Artikel 22
Ieder lid mag per keer maximaal 1 introducé meenemen. Een introducé mag maximaal 3 maal geïntroduceerd worden, de kosten bedragen € 8,50 per keer en dienen te worden voldaan aan degene die bardienst heeft, dit bedrag wordt apart op het kasblad vermeld.
Artikel 23
Tennislessen worden gegeven door, een door de vereniging aangetrokken, tennisleraar. De lessen zijn alleen te volgen als men lid is van de vereniging.
Artikel 24
Alle seniorleden worden geacht, als lid van een vereniging, vrijwilligerswerk te doen. Slecht op die voorwaarde wordt de KNLTB pas uitgereikt.
Noot. Als vrijwilligerswerk wordt bedoeld: bestuur- of commissietaken, bardienst, schoonmaken, onderhoud van clubhuis en/of park, begeleiden van jeugdleden, onderhouden van de homepage, het verzorgen van de nieuwsbrieven, bijdragen aan de organisatie van het Klarenbeeks 40+ en 55+ toernooi, ed.
Artikel 25
Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één exemplaar van de statuten en van dit reglement. Dat kan tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.
Aldus aangepast en vastgesteld op de algemene ledenvergadering op 22 maart 2023.
